形式發(fā)票是一種非正式發(fā)票，是賣(mài)方對潛在的買(mǎi)方報價(jià)的一種形式。買(mǎi)方常常需要形式發(fā)票，以作為申請進(jìn)口和批準外匯之用。
    “Proforma”是拉丁文，它的意思是“純?yōu)樾问降摹?，所以單從字面?lái)理解，Proforma Invoice 是指純?yōu)樾问降? 無(wú)實(shí)際意義的發(fā)票。這種發(fā)票本來(lái)是賣(mài)方在推銷(xiāo)貨物時(shí)，為了供買(mǎi)方估計進(jìn)口成本，假定交易已經(jīng)成立所簽發(fā)的一種發(fā)票。實(shí)際上，并沒(méi)有發(fā)出貨物的事實(shí)，正因為如此，在日本這種發(fā)票也被稱(chēng)之為“試算發(fā)票”。
      形式發(fā)票最主要的要列清楚以下幾個(gè)要約： 
　　1、貨物品名 
　　2、數量 
　　3、成交價(jià)格方式，是FOB、 CFR、還是CIF等，這一點(diǎn)很重要！關(guān)系到費用及風(fēng)險分擔的問(wèn)題。
　　4、裝運期
　　5、運輸方式 
　　6、付款方式 
　　7、公司的詳細的銀行資料 
　　以上所列的幾點(diǎn)只是一些基本要約，一般小額貿易國外客戶(hù)是很少簽正式出口合同的，形式發(fā)票往往就起著(zhù)約定合同基本內容以實(shí)現交易的作用，所以有必要的話(huà)要將可能產(chǎn)生分歧的條款一一詳列清楚，要買(mǎi)方簽回確認條款，以后真正執行合同時(shí)便可有所依據。如果是形式發(fā)票被利用來(lái)做信用證，信用證上的條款便應與形式發(fā)票上的一致。 
　　形式發(fā)票不是一種正式發(fā)票，不能用于托收和議付，它所列的單價(jià)等，也僅僅是進(jìn)口商根據當時(shí)情況所作的估計，對雙方都無(wú)最終的約束力，所以說(shuō)形式發(fā)票只是一種估價(jià)單，正式成交發(fā)貨后還要另外重新繕制商業(yè)發(fā)票。 
       形式發(fā)票的作用 
       1.作為數量化的報價(jià)。 
　　2.作為銷(xiāo)售確認。 
　　3.讓買(mǎi)方憑以申請輸入許可、外匯許可和開(kāi)立信用證。 
形式發(fā)票與商業(yè)發(fā)票的區別：
       形式發(fā)票與商業(yè)發(fā)票不同的是在發(fā)票上有“形式”字樣。這種發(fā)票可以用作邀請買(mǎi)方發(fā)出確定的訂單。發(fā)票上一般注明價(jià)格和銷(xiāo)售條件，所以一旦買(mǎi)方接受此條件，就能按形式發(fā)票內容簽定確定合約。 
　　由于形式發(fā)票上詳細載明了進(jìn)口貨價(jià)及有關(guān)費用，所以有些國家規定可以憑形式發(fā)票申請進(jìn)口許可證，或作為向海關(guān)申報貨物價(jià)格之用。 
       形式發(fā)票的使用 
       在實(shí)務(wù)上，倘若proforma invoice 具備報價(jià)單的內容而構成法律上的要約(offer)，則可以用來(lái)替代報價(jià)單，甚至可以作銷(xiāo)售確認書(shū)(sales confirmation)。 
　　形式發(fā)票還可以用于其他需要結算的場(chǎng)合。 
　　(1)用于預付貨款，即在裝貨前要求現金支付。 
　　(2)在寄售方式中，出口的貨物沒(méi)有確定的銷(xiāo)售合約，而是放在代理商手中，對代理商來(lái)說(shuō)，形式發(fā)票可以作為向潛在的買(mǎi)方報價(jià)的指南。 
　　(3)如果是投標，形式發(fā)票可以使買(mǎi)方在許多相互競爭的供貨商中按合理的價(jià)格和銷(xiāo)售條件簽訂銷(xiāo)售合同。 
        在具體操作中，一份完整的形式發(fā)票必須包括支付方式（T/T,L/C,T/T加L/C等，其中還要寫(xiě)明定金和剩余款項的金額），目的港，貨物的相關(guān)信息。